Conseils pratiques pour organiser une animation
L'action culturelle permet aux bibliothèques de s'affirmer comme des lieux de convivialité incontournables au sein des villes et des villages. En complémentarité de l'offre documentaire, les bibliothèques proposent régulièrement des animations et des spectacles variés, s'adressant au public adulte comme à la jeunesse : expositions, lectures à voix haute, rencontres d'auteurs, concerts, projections, etc. Mais par où commencer ? Que choisir ? Avec quels partenaires agir ? Quelles sont les règles de base à respecter pour réussir ? Le service des animations de la BDA peut vous aider à répondre à vos interrogations. Il vous propose des outils, une aide logistique et quelques conseils...
La programmation :
il importe de penser bien en amont à la programmation de vos animations : une planification anticipée sur une année est conseillée.
Vous pouvez ainsi organiser différentes actions autour d'une animation thématique : ateliers de créations plastiques, concours d’écriture, accueil d’un auteur ou d'un artiste, programmation de spectacles, etc. Plusieurs semaines, voire mois, sont parfois nécessaires pour obtenir des autorisations, établir des conventions ou commander du matériel spécifique.
L'installation :
il est nécessaire de disposer d’une place suffisante pour installer et présenter une exposition dans de bonnes conditions. Vous devez donc bien réfléchir en amont à l'emplacement des différents éléments : panneaux, tables et vitrines. Il vous faut également prévoir un système d’accrochage adéquat : grilles ou cimaises, ainsi que des crochets pour suspendre les panneaux sans les endommager. La BDA peut vous prêter ce matériel si besoin est.
Les partenariats :
il est souvent intéressant de s'associer pour travailler autour d'une animation : écoles, associations, clubs sportifs, clubs du troisième âge, commerçants, etc. constituent autant de partenaires éventuels.
La communication :
les affiches, dépliants, tracts, et autres articles rédigés pour communiquer au sujet d’un support emprunté auprès de la BDA, doivent obligatoirement faire apparaître la mention suivante : Exposition (tapis ou espace lecture) gracieusement mise à disposition par le Conseil départemental de l’Ariège, Bibliothèque départementale de l'Ariège.
Le logo du Conseil départemental doit également figurer sur ces documents.
Si vous réalisez et distribuez des documents sur la voie publique, deux mentions sont obligatoires :
- en bas à droite : IPNS (qui signifie : imprimé par nos soins)
- sur le côté droit du tract : ne pas jeter sur la voie publique
Prévoir la publicité suffisamment tôt est indispensable : pour sensibiliser le public, affiches, flyers et autres programmes doivent être proposés 10 à 15 jours avant la manifestation.
Le bilan :
c’est une étape importante dont l'objectif premier est d'évaluer si les objectifs fixés en terme de public ciblé ou de valorisation des collections ont été atteints. Il permet également :
- à la médiathèque d'améliorer l'organisation des animations à venir
- de remplir le rapport annuel d’activités
- à la tutelle de comprendre et de mesurer l’impact des actions réalisées par la médiathèque
- à la BDA de faire bénéficier les autres médiathèques de votre expérience et d’adapter ses achats futurs en tenant compte de vos remarques et de vos suggestions.